Estrategia de lanzamiento de un evento deportivo

Prelazamiento

Somos muchos los que disfrutamos y participamos en eventos con un gran ambiente, con mucho trato al participante, pero son pocos los que conocen todo el proceso de trabajo que hay detrás de ese momento.

Todo empieza, con una estrategia de lanzamiento para el evento deportivo y este tema es el que trataré en este post.

Un carrera sin participantes, no es nada. La carrera busca participantes de nivel, y los corredores buscan experiencias únicas. Es la pescadilla que se muerde la cola, y como todo comienzo, empieza por el principio.

Pero antes de empezar, estos son los aspectos que debemos de tener en cuenta para lanzar un evento deportivo:

  1. Definición de objetivos: Es necesario tener claro cuáles son nuestros objetivos para este evento. Por ejemplo, para un primer año: pueden ser la notoriedad de marca, 500 inscritos…etc.
  2. Recursos: Cuáles son los recursos que disponemos para poder cumplir esos objetivos.
  3. Comunicación: Qué canales y herramientas vamos a utilizar para la comunicación.
  4. Planificación de la estrategia. La Planificación es una de las etapas más importantes en cualquier proyecto, ya que nos permite organizar mejor nuestros recursos y anticiparnos a los posibles problemas que puedan surgir.
  5. Ejecución de la estrategia. Creo que será más fácil explicarlo con un caso práctico, en el que he tenido la suerte de participar.

Vamos a verlo mejor con un ejemplo:

Lanzamiento de un evento deportivo: Caso práctico prueba Mediterranean Epic.

La Mediterranean Epic es un prueba por etapas de categoría UCI que nace en 2017 y disputará su primera edición en 2018. Concretamente en Oropesa del Mar, Castellón.

Mediterranean Epic
Mediterranean Epic

Como todo proyecto, esta prueba surge a partir de una necesidad o idea.

Hector De La Cagiga, de Publicom Sports Events, cuenta con experiencia en eventos deportivos pero quería lanzar una nueva prueba.

Hector, después varios años organizando eventos,

¿Por qué te decides a crear un evento como la Mediterranean Epic?

Siempre ha sido un objetivo el poder organizar una carrera Uci de máximo nivel, pero queríamos estar preparados para asumir un reto de esta magnitud con una garantía de calidad. Ahora después de años de experiencia en la organización de pruebas, con un equipo contrastado y el apoyo de las instituciones junto con una sede y un clima especial, era el momento para crear la Mediterranean Epic.

¿Qué objetivos hay planteados en la Med Epic para este año?

El objetivo principal es que cada inscrito cruze la meta el domingo con una gran sonrisa por haber disfrutado de esta aventura. Vamos a poner todo lo que está en nuestras manos para ofrecer cuatro etapas espectaculares y que la experiencia biker no termine en cruzar la meta, en definitiva que sea un experiencia 24 horas.

¿Y en el futuro?
Queremos ser ambiciosos con este proyecto y que a medio plazo se convierta en una carrera Uci de referencia.
¿Qué partes consideras fundamentales en el lanzamiento de un evento como este?
Ser serios y respetuodos con el biker es una de las cosas más importantes. Además de contar con un equipo contrastado y con experiencia que garantice un evento de calidad y profesional. No es fácil organizar eventos de esta mganitud sin un buen equipo acorde a las exigencias. Es un proyecto de grandes magnitudes donde todo es complejo e importante: Marketing, Sponsors, embajadores, asesores, sede…todas son patas de la misma mesa, si una falla afecta al proyecto.

En el post que tuvo gran éxito que busca un participante en un evento deportivo, ya hablé sobre lo que valorábamos los participantes de un evento deportivo, por lo que puedes hacerte una idea.

¿Cuáles son los objetivos para esta prueba deportiva y con que recursos se contaba?

Para esta prueba se quería contar con 2 tipos de participantes:

  • Amateurs
  • Profesionales

Se definieron 2 estrategias de lanzamiento y captación diferentes.

Para que esta estrategia tuviese éxito,  la comunicación se debía de apoyar con embajadores e influencers.

Por ello, la prueba contó con dos embajadores de primer nivel, conocidos a nivel mundial:

  • Thiago Ferreira: Campeón del mundo de mtb marathon y habitual de este tipo de pruebas.
  • David Valero: Rider Español, que este año ha terminado entre los 4 mejores en la copa del mundo, subiendose al cajón en varias pruebas.

Y dos embajadores a nivel nacional:

  • Xavier Borras: Top 10 avitual en muchas pruebas a nivel nacional.
  • Roberto Bou: Con su temprana edad es una de las promesas del mtb marathon español.  3º en los campeonatos de España de mtb marathon en 2017.

¿Que aportan este tipo de los embajadores en la promoción de un evento deportivo?

  • Credibilidad: En una prueba de estas características, donde el 2018 es el primer año que se realiza, puede que surjan dudas a la hora de inscribirse. Que un embajador de primer nivel se una a una prueba, es un aval de garantía.
  • Apoyo técnico: Nos pueden aportar su visión sobre el trazado de los recorridos y los servicios.
  • Comunicación y captación: La comunidad que tienen los influencers en sus canales online, puede ayudarnos a captar participantes y también puede hacer de contacto con los correros profesionales para poder atraerlos a la prueba.

¿Que materiales promocionales son necesarios para la comunicación en un evento deportivo?

Para disponer del material adecuado se necesita hacer un shooting de fotos y video con los embajadores y en los lugares donde transcurre la prueba.

Es muy recomendable, destinar un buen presupuesto al soporte multimedia, y dotar a este, de la calidad que pretendemos alcanzar con la prueba.

La elaboración de un buen video promocional, apoyado de una buena estrategia y ejecución puede facilitar mucho la consecución de los objetivos.

En la med Epic, se creó un video, que personalmente me parece espectacular, estuve en el rodaje y lo pasé genial, pero además, como participante asiduo a estas pruebas también, me encanta.

Este es el video  para la Med Epic:

Después de hablar con muchas empresas, saqué una conclusión clara:

Un buen video y material audiovisual es primordial para la búsqueda de sponsors

Absolutamente todos los sponsors con los que he tenido la ocasión de compartir opiniones, me han especificado, que para ellos, es primordial la elaboración de buen contenido y es lo que suele decantarles por la elección de un proyecto u otro.

En el caso de la Mediterranean Epic, gracias a un buen dossier, un know how y sobre todo apoyado por un gran material gráfico, se estableció un acuerdo, con la empresa Gaes centros auditivos.

Una de las empresas que más esta invirtiendo en la promoción de eventos deportivos de calidad.

Sponsor Gaes
Foto en la sede central de Gaes en Barcelona. Izqda: Antonio Gaso, Director General de Gaes Dcha: Hector de Publicom y al fondo yo.

Definición de la estrategia de lanzamiento de una prueba deportiva

Una vez hemos hablado de la definición de objetivos, los recursos de los que disponiamos, el siguiente paso era definir la estrategia de lanzamiento del proyecto.

El lanzamiento de una prueba está compuesta por las siguientes etapas:

  1. PreLanzamiento de la prueba

    En esta época comunicamos la existencia de la prueba.

    Es el primer contacto que tenemos con nuestros posibles clientes, después de estar tiempo planificando el lanzamiento.

    Esta etapa nos va a servir, para ir validando nuestra propuesta de diferenciación.

    Es muy importante escuchar a nuestra audiencia los primeros días del lanzamiento, ya que nos pueden aportar gran feedback.

    Para esta etapa, necesitamos al menos, haber implementado las siguientes tareas o acciones:

  • Compra del dominio de la prueba y creación de la web o al menos una landing page.
  • Contacto con Influencers o Embajadores para las indicaciones de apoyo al lanzamiento.
  • Material multimedia.
  • Creación de los perfiles de la prueba en redes sociales. Es aconsejable crear al menos en varias de las redes más utilizadas, por si en un futuro queremos establecer una estrategia en esta red. Al menos se deben crear en: Facebook, Twitter, Youtube, Instagram y también aconsejable en Pinterest.

Aunque creemos los perfiles en todas estas redes, no aconsejo utilizarlas todas, si no disponemos de los suficientes recursos para utilizar una estrategia en cada una.

Establecimiento de objetivos de la etapa de Prelanzamiento:

Los objetivos para esta etapa son:

  • Dar a conocer la prueba
  • Aumento de usuarios en redes sociales.

Para ello mediremos usuarios conseguidos en redes, número de likes, comentarios, visualizaciones de videos…

Una vez con todo esto, llega la presentación:

Prelazamiento Prelazamiento Evento

El lanzamiento se realizó en dos idiomas, español e inglés, dado el carácter internacional de la prueba. Como soporte se utilizó el video de presentación en los siguientes canales: Facebook (principalmente), Instagram y twitter.

Video PromocionalVideo Promocional

 

Apoyados también por los embajadores.

Lanzamiento con Influencers
Lanzamiento con Influencers

Este prelanzamiento puede ir apoyado por Ads. Pero en la Med no fue necesario.

Se consiguieron más de 2000 seguidores en Facebook, en tan solo una semana. Y de forma orgánica, es decir, sin gastar un duro en campañas de pago.

 

Prelazamiento Prelazamiento

Si el periodo entre el prelanzamiento de la prueba y la apertura de inscripciones es largo se debe, ir desvelando información periódicamente.

Esta información puede ser:

  • Características de la prueba.
  • Precios de las inscripciones.
  • Premios a los ganadores.

Publicación de precios de inscripciones del evento deportivoPublicación de precios de inscripciones del evento deportivo

Apertura de inscripciones de un evento deportivo

Es el momento esperado. En esta etapa, es donde se van a centrar la mayor parte de los esfuerzos. Un buen ritmo de inscripciónes los primeros días desde la apertura, puede ser la palanca necesaria para que los indecisos terminen inscribiéndose.

En esta fase, ya debemos de disponer de todo el material necesario y la web en pleno rendimiento y optimizada para atender grandes visitas.

Los objetivos para la fase de apertura de inscripciones son:

  • Aumento de notoriedad de marca con menciones, interacciones, seguidores..
  • Conseguir participantes.

¿Cómo debe ser la comunicación en la fase de apertura de inscripciones en un evento?

En este anterior artículo ya hablamos sobre la estrategia de pricing para un evento deportivo.

Debemos comunicar una semana antes de la prueba, la fecha de apertura de inscripciones y las condiciones de inscripción para este primer tramo.

 

Si disponemos de presupuesto, es aconsejable invertir en ads desde la apertura, ya que un buen ritmo de inscripciones será la palanca necesaria para dar tracción al evento

 

Es importante durante esta etapa que las comunicaciones en redes sociales  sean constantes para generar expectación.

Y se da el pistoletazo de salida.

Apertura de inscripciones evento deportivo
Apertura de inscripciones evento deportivo

Una parte fundamental del éxito de un lanzamiento, viene dado por el trabajo anterior que se realiza.

Si se cuenta con un equipo acorde al evento, se ha llevado una correcta planificación y se finaliza con una gran ejecución, las cosas empiezan a suceder.

 

Espero que este artículo os haya resulte interesante y si tenéis alguna consulta no dudeis en preguntar.

Si esta prueba os ha interesado, en el siguiente enlace podéis encontrar mas información:

Mediterraneanepic.com

Yo no me la voy a perder 🙂

 

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Autor:

Soy Ruben Marzal, apasionado de los deportes, de los grandes retos, de los viajes y del marketing online

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