Cómo estructurar una cuenta de pérdidas y ganancias

Ejemplos, consejos y automatizaciones

Entender los estados financieros, puede parecer aburrido, pero recordemos que las empresas no solo mueren por no vender, sino porque no les salen los números. Así que una cuenta de perdidas y ganancias es clave para la salud y viabilidad de cualquier negocio.

Hay vida más allá del MRR, margen bruto, costes de ventas, Cogs, rentabilidad, Ebit son indicadores económicos para la viabilidad de un negocio. En este post hablaremos de ellos, de la estructura de una cuenta de pérdidas y ganancias (P&G) o P&L en inglés, modelo financiero crucial para gestionar un negocio, y en concreto veremos los ejemplos de cuentas de perdidas y ganancias de Software como Servicio (SaaS) o recurrencia y APPS. También podemos analizar la cuenta de perdidas y ganancias de un modelo de Retail o dtc.

En este artículo sobre como estructurar una cuenta de perdidas y ganancias, tienes una guía simplificada sobre un ejemplo de cuenta de perdidas y ganancias. Vamos a tomar como ejemplo la estructura cuenta de perdidas y ganancias de un Saas.

Estructura cuenta de pérdidas y ganancias

Para implementar nuestro modelo financiero automático de pyg de Nextscenario, hemos hablado con fundadores de SaaS y equipos financieros y contables. A estas alturas, he revisado varias cuentas de resultados de SaaS y puedo decir que alrededor del 85% están estructurados incorrectamente.

Las PYG en la mayoría de equipos se utilizan cómo aquel documento que nos devuelve la gestoría, dos meses después de pasarle las facturas, y se pierde todo el valor de análisis que nos aporta este modelo financiero.

La mayoría, no le da importancía, porque no se toma la molestia de clasificar los gastos e ingresos en las cuentas contables adecuadas, y desconoce toda la información que nos puede dar un buen P&G.

Una cuenta de resultados correctamente estructurada es un pilar fundamental de la gestión financiera, los consejos y los inversores.

Cuenta de perdidas y ganancias ejemplos Saas

Vamos a analizar la estructura de pyg de un SaaS, para que puedas perfeccionar la tuya o automatizarla con Nextscenario.

El modelo de negocio de SaaS gira en torno a la entrega de software a través de un marco de suscripción, reemplazando el sistema tradicional de compra única. Pero, ¿cuáles son los componentes clave y las fuentes de ingresos que definen este modelo?

Nuestra cuenta de resultados de un SaaS está estructurada en cinco secciones principales. Estas secciones incluyen ingresos recurrentes, coste de los bienes vendidos (COGS), gastos de explotación… (OpEx) y no operativos.

cuentas de perdidas y ganancias en contabilidad, empiezo con una visión macro de estas secciones. ¿Tenemos los bloques principales en su lugar?

• Revenue: Donde está los ingresos, sean recurrentes o no.

• Cost of Revenue: Costes asociados a los pagos.

• COGS: Costes asociados a la presentación de servicios.

• Coste total de operaciones.

• Gastos operativos donde se incluyen nóminas y gastos que no están directamente asociados a la prestación del servicio.

• Gross profit

• Net Incomes

• Margenes

• Ebit

Ahora vamos a entrar en detalle en cada apartado.

Revenue

En este apartado incluimos los ingresos asociados al servicio que ofrecemos que son recurrentes y los que no cómo onboardings, personalizaciones, formaciones…

Suscripciones – MRR o ARR contratados.

Si entramos en detalle en contabilidad, para hacerlo bien necesita diferentes cuentas del libro mayor para cada flujo de ingresos. Si no ofrecemos muchos productos, podemos tener cuentas de mayor para cada línea de productos. Ten cuidado con esta parte, ya que, los ingresos netos se utilizan para calcular las métricas de SaaS.

¿Cuando registrar los contratos de un Saas?

Una configuración adecuada del CRM es fundamental para facilitar la medición de las reservas. Las reservas ARR incluyen las nuevas reservas y las reservas de ampliación. Las reservas se registran en el momento de la ejecución de la firma del contrato. Las reservas no significan facturación o ingresos todavía.

Cogs en una cuenta PyG

Los Cogs (cost of goods served) o coste de los bienes vendidos, son los gastos en nuestro negocio SaaS que se requieren para entregar y apoyar la presentación del servicio. En el caso de un SaaS puro, normalmente se incluyen soporte, servicios (si hay incorporación), customer support o atención al cliente (si no venden) y dev ops. Por supuesto, también puede haber centros de costes de transacciones y hardware, cómo el hosting.

• Soporte técnico: soporte entrante por teléfono, chat y web para solicitudes, problemas y errores de los clientes.

• Servicios: Set up inicial y formación. implementar, configurar el software y formar al cliente en su uso.

• Transacción: gastos asociados a los ingresos variables.

• Customer Succes: Su prioridad es hacer un buen onboarding para activar y retener a los clientes e identificar la expansión de clientes potenciales.

• Dev Ops y hardware: Costes asociados a mantener la infraestructura de alojamiento de cara al cliente (es decir, AWS, Azure), las actualizaciones de los clientes y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de alojamiento.

Gastos operativos de un SaaS (OpEx)

Los gastos operativos de un SaaS, son los gastos que apoyan la infraestructura, el crecimiento y el desarrollo

En los gastos operativos debemos meter la parte del equipo que no está asociada a las partidas anteriores, junto con las herramientas y costes asociados que necesitan para realizar su actividad.

• I+D: Diseñar, desarrollar, probar, corregir y lanzar aplicaciones de software.

• Ventas: Vender sus productos y/o servicios a clientes nuevos y existentes.

• Marketing: generación de clientes potenciales, creación de oportunidades, eventos y marca.

• G&A – recursos humanos, finanzas, contabilidad, TI interna y legal. Consejos y trucos

Cada centro de costes tiene una carga completa: Salarios, impuestos, prestaciones, viajes, formación, etc.

Otros Gastos e Ingresos No operativos

La sección no operativa resume nuestros gastos e ingresos no operativos. Aquí incluimos los gastos e ingresos por intereses de deuda y / o los intereses devengados por las inversiones en efectivo.

Calcular margen bruto de una cuenta de perdidas y ganancias

El Margen bruto global de un Saas, no debería de estar por debajo del 70% y deberíamos marcar cómo objetivo estar cerca del 80%.

Aplicación práctica de una cuenta de pérdidas y ganancias de un Saas y consejos

Al analizar varios casos de uso, queda claro que un estado de PyG bien estructurado puede revelar mucho sobre la estrategia y la salud financiera de una empresa. Para tu propio negocio, asegúrate de que tu estado de pérdidas y ganancias represente con precisión tus ingresos, costes y gastos.

Conclusión

Comprender y gestionar la cuenta de pérdidas y ganancias de una empresa, no es solo cuestión de llevar una cuenta de los costes y los ingresos. La Pyg es una herramienta estratégica que, cuando se utiliza correctamente, puede proporcionar valiosas ideas sobre tus operaciones de negocio y la salud financiera. Al estudiar las empresas de SaaS exitosas y aplicar sus estrategias, puedes dirigir tu propio negocio hacia un crecimiento sostenible y el éxito.